Klauzula informacyjna Administratora Danych Osobowych

PKO Masterlease S.A. z siedzibą w Gdańsku (80-308) przy ul. Polanki 4 wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku, VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000013870, kapitał zakładowy i wpłacony 23 817 680,00 zł; o numerach: NIP: 957-07-53-221, REGON: 191888626; BDO: 000339900, która posiada status dużego przedsiębiorcy w rozumieniu Ustawy z dnia 8 marca 2013r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych („Spółka”, „administrator”) informuje, że wobec pozyskania przez Spółkę Państwa danych osobowych w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej odpowiednio: „dane osobowe” oraz „RODO”), Spółka stała się i pozostaje administratorem tak pozyskanych danych osobowych.

Państwa dane osobowe zostały przekazane do Spółki jako osoby występującej w imieniu klienta z którym są Państwo związani relacją istotną dla obsługi takiego wniosku o zawarcie umowy (np. są Państwo pracownikiem, pełnomocnikiem, członkiem zarządu, wspólnikiem, współpracownikiem, kontrahentem, dostawcą, beneficjentem rzeczywistym, współmałżonkiem, użytkownikiem konta w Panelu Obsługi Klienta lub osobą wskazaną przez klienta jako osoba kontaktowe w kontekście rozpatrywanego wniosku lub użytkownikiem przedmiotu objętego umową, w razie jej zawarcia) („Klient”). Zakres pozyskanych danych osobowych obejmuje w szczególności imiona, nazwiska, nazwę Firmy, relacje, numery identyfikacyjne, dane adresowe, dane kontaktowe, inne dane wymagane obowiązującymi regulacjami prawnymi, przy czym w przypadku osób wskazanych przez Klienta jako osoby kontaktowe, zakres tych danych będzie zazwyczaj ograniczony do Państwa imienia i nazwiska, relacji oraz służbowych danych kontaktowych.

Spółka może również pozyskiwać, uzupełniać, weryfikować lub uaktualniać Państwa dane osobowe w oparciu o:

  1. publicznie dostępne rejestry lub inne bazy, na wykorzystanie których przez Spółkę pozwalają przepisy obowiązującego prawa,
  2. informacje na Państwa temat, w tym dane osobowe, posiadane przez inne spółki Grupy Kapitałowej PKO Banku Polskiego SA.; podstawą wymiany danych w ramach tej Grupy w zakresie zarządzania ryzykiem, mogą być wymogi ustawowe lub uzasadnione interesy spółek objętych wymianą, w związku z obowiązującymi regulacjami prawa powszechnego.

Spółka powołała Inspektor Ochrony Danych Osobowych, z którym możliwy jest kontakt pod adresem rejestrowym Spółki lub  adresem e-mail: iodo@masterlease.pl

Spółka przetwarza Państwa dane osobowe w związku z intencją zawarcia, bądź wykonywaniem już zawartej umowy na produkt lub usługę oferowaną przez Spółkę (dalej: „Umowa”). Pozyskane dane osobowe przetwarzane są w sposób legalny.

Podstawa prawna przetwarzania danych

Podstawą prawną ich przetwarzania może lub mogą być:

  1. wymogi przedkontraktowe – tj. konieczność dysponowania danymi osobowymi na potrzeby podjęcia- na wniosek Klienta- działań przed planowaną do zawarcia Umową- o których mowa w art. 6 ust. 1 lit. b) RODO
  2. wymogi kontraktowe – tj. konieczność dysponowania danymi osobowymi na potrzeby wykonania zawartej Umowy- o których mowa w art. 6 ust. 1 lit. b) RODO
  3. wymogi ustawowe – tj. konieczność wypełnienia przez Spółkę obowiązków prawnych wynikających z przepisów prawa- o których mowa w art. 6 ust. 1 lit. c) RODO
  4. uzasadnione wymogi administratora – tj. konieczność realizacji prawnie uzasadnionych interesów Spółki- o których mowa w art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.

Cel przetwarzania danych

Bazując na powyższych legalnych podstawach przetwarzania danych osobowych, Spółka przetwarza lub może przetwarzać pozyskane od Państwa dane osobowe w następujących celach:

  1. w celu analizy możliwości zawarcia Umowy objętej złożonym przez Klienta wnioskiem – na podstawie wymogów przedkontraktowych,
  2. w celu oceny wiarygodności Klienta oraz oceny ryzyka związanego z zawarciem Umowy– na podstawie wymogów przedkontraktowych,
  3. w celu przewidywania zdolności Klienta do wykonania Umowy, której zawarcie jest rozpatrywane przez Spółkę, w tym poprzez budowanie i analizowanie profilu Klienta przez Spółkę i tworzenie prognoz – na podstawie uzasadnionych wymogów administratora,
  4. w celu realizacji przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu i realizacji obowiązków nałożonych na instytucje obowiązane, a w razie zawarcia umowy, także w celu przestrzegania przepisów prawa np. rozliczeń podatkowych – na podstawie wymogów ustawowych,
  5. w celu wykonania Umowy, w razie jej zawarcia, w tym w celu obsługi zapytań i reklamacji, realizacji dyspozycji Klienta np. cesji oraz zawarcia umów towarzyszących np. umowy nabycia przedmiotu leasingu/najmu, umowy zabezpieczającej wierzytelności Spółki – na podstawie wymogów kontraktowych,
  6. w celu dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami związanych bezpośrednio lub pośrednio z Umową – na podstawie uzasadnionych wymogów administratora,
  7. w celu kierowanego do Klienta marketingu produktów i usług Spółki (obejmujących w szczególności usługi oferowane przez Spółkę, a także usługi z zakresu ubezpieczeń), w tym w niektórych przypadkach poprzedzonego zbudowaniem profilu Klienta i jego analizy przez Spółkę w okresie obowiązywania Umowy – na podstawie uzasadnionych wymogów administratora,
  8. w celu obsługi zapytań skierowanych przy użyciu formularza kontaktowego lub innych dostępnych kanałów komunikacji – na podstawie wymogów przedkontraktowych lub kontraktowych lub na podstawie uzasadnionych wymogów administratora, w zależności od przedmiotu zapytania,
  9. w celu umożliwienia korzystania z Panelu Obsługi Klienta eMaster, a także zarządzania uprawnieniami i dostępem do tego panelu– na podstawie wymogów kontraktowych,
  10. w celach zapewnienia efektywności, legalności i bezpieczeństwa prowadzonej przez administratora działalności gospodarczej oraz przetwarzania danych osobowych, w niektórych przypadkach związanego z budowaniem i analizą Państwa profilu– na podstawie uzasadnionych wymogów administratora.

Okres przetwarzania danych

Okres przetwarzania pozyskanych danych osobowych związany jest ze wskazanymi powyżej celami ich przetwarzania. Wobec powyższego dane osobowe będą przetwarzane przez dłuższy z następujących terminów:

  1. przez czas, w którym przepisy prawa nakazują przechowanie danych osobowych
    albo
  2. przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń, do dochodzenia których konieczne jest dysponowanie danymi osobowymi.
  3.  

Podmioty, którym mogą zostać ujawnione dane

Pozyskane dane osobowe mogą być w ramach ich przetwarzania w celach wskazanych powyżej – ujawnione innym niż Spółka podmiotom, tj.:

  1. podmiotom z grupy kapitałowej PKO Bank Polski S.A., do której należy Spółka, których aktualny wykaz znajduje się na stronie www.pkobp.pl, w szczególności do PKO Leasing S.A. z siedzibą w Warszawie oraz PKO Bank Polski S.A. z siedzibą w Warszawie, w celach:
    a) administrowania zasobami personalnymi oraz prowadzenia analiz i wdrażania rozwiązań procesowych istotnych dla optymalizacji działalności biznesowej Grupy Kapitałowej PKO Banku Polskiego S.A, na warunkach ustalonych w umowach zawartych pomiędzy podmiotami z grupy kapitałowej,
    b) realizacji prawnie uzasadnionych interesów w ramach Grupy Kapitałowej PKO Bank Polski S.A, wynikających z uprawnień podmiotów z tej grupy do wymiany informacji służących zapobieganiu oszustwom lub polegających na efektywnym zarządzaniu ryzykiem i prowadzeniu sprawozdawczości finansowej w ramach Grupy Kapitałowej PKO Banku Polskiego S.A, w związku z obowiązującymi przepisami powszechnymi,
    c) wskazanych w wyrażonych przez Państwa zgodach na przetwarzanie danych osobowych.

    W wyniku udostępnienia przedmiotowych danych osobowych przez Spółkę, podmiot z Grupy Kapitałowej PKO Banku Polskiego S.A otrzymujący te dane osobowe stanie się z chwilą ich otrzymania niezależnym administratorem i będzie przetwarzał te dane osobowe w celach wskazanych w niniejszym punkcie. W odniesieniu do PKO Leasing S.A. oraz PKO Banku Polskiego S.A., zasady przetwarzania danych osobowych oraz Państwa uprawnienia wynikające z tego faktu, zostały opisane na stronie internetowej PKO Leasing S.A. oraz PKO Banku Polskiego S.A w zakładkach dedykowanych ochronie danych osobowych (RODO).

  2. podmiotom z Grupy Masterlease, których aktualny wykaz znajduje się na www.masterlease.pl/grupa, w celu prowadzenia analiz i wdrażania rozwiązań procesowych istotnych dla optymalizacji działalności biznesowej oraz w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów w ramach wymiany informacji służących zapobieganiu oszustwom, efektywnym zarządzaniu ryzykiem oraz prowadzeniu sprawozdawczości finansowej oraz obsługi Umowy.
  3. współpracującym ze Spółką towarzystwom ubezpieczeniowym, ich agentom oraz reasekuratorom – w zakresie koniecznym do przygotowania kalkulacji warunków finansowych ubezpieczenia majątkowego lub osobowego oferowanego w związku z Umową- jeżeli taki obowiązek lub uprawnienie Spółki wynika z Umowy lub jest dopuszczalny na podstawie obowiązujących przepisów prawnych.
  4. agentowi ubezpieczeniowemu, brokerowi ubezpieczeniowemu i zakładom ubezpieczeń, – w celu przedstawienia oferty lub zindywidualizowanej informacji o umowie ubezpieczenia, zawarcia i wykonania umowy ubezpieczenia, weryfikacji warunków umowy ubezpieczenia zawartych przez Spółkę na koszt Klienta w związku z Umową.
  5. podmiotom świadczącym na rzecz Spółki usługi istotne do prowadzenia przez Spółkę działalności gospodarczej, np. dostawcom usług IT lub operacyjnych, audytorom, doradcom (w tym doradcom prawnym), podmiotom zajmującym się windykacją należności a także odzyskiwaniem przedmiotu Umowy w przypadku zaistnienia sytuacji uzasadniającej odzyskanie przedmiotu umowy, rzeczoznawcom majątkowym, jak również brokerowi ubezpieczeniowemu, agentowi ubezpieczeniowemu oraz likwidatorom szkód komunikacyjnych (w celu weryfikacji warunków umowy ubezpieczenia w przypadku polisy Klienta oraz likwidacji szkody komunikacyjnej),                              a ponadto podmiotom, które są uprawnione do uzyskania informacji na podstawie przepisów prawa.
  6. dostawcom samochodów w ramach oferowanych przez Spółkę usług w ramach Umowy oraz dostawcom usług serwisowych właściwych dla takich samochodów, jeżeli usługi takie zostały przewidziane w stosownej Umowie.
  7. uprawnionym podmiotom zgłaszającym uwiarygodnione roszczenie w związku z naruszeniem przez użytkownika przedmiotów leasingu/najmu przepisów ruchu drogowego lub zasad korzystania z odpłatnej infrastruktury drogowej i stref parkowania.

Prawo do dostępu i zmian

Państwa dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób wyłącznie zautomatyzowany. W przypadkach                i na zasadach określonych w przepisach o ochronie danych osobowych mają Państwo prawo do uzyskania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania lub usunięcia, ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych opartego na postawie prawnej w postaci uzasadnionych wymogów administratora, a także przenoszenia danych osobowych. W przypadku, jeżeli nie zgadzają się Państwo z treścią decyzji podjętej w sposób zautomatyzowany, mają Państwo prawo do ponownego rozpatrzenia przedmiotu analizy,                                                       z uwzględnieniem dodatkowych, przedstawionych przez Państwa informacji oraz z udziałem merytorycznie właściwego przedstawiciela Spółki. Prawa te mogą Państwo zrealizować przesyłając stosowne żądanie listownie pod adresem rejestrowym Spółki lub e- mailem: odo@masterlease.pl.

Prawo do złożenia skargi

Niezależnie od powyższego przysługuje Państwu także prawo do złożenia skargi do właściwego organu nadzorczego (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), wskazanego w aktualnie obowiązującej ustawie regulującej zasady ochrony danych osobowych.

Przekazanie danych poza EOG

Informujemy, że może także zaistnieć konieczność przekazania Państwa danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), wobec potencjalnej możliwości prowadzenia tam działalności przez niektórych z dostawców lub audytorów będących odbiorcami danych osobowych.

W każdym takim wypadku, przed przekazaniem danych osobowych zadbamy jednak, aby w ramach zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych nasi dostawcy lub audytorzy dawali gwarancje wysokiego stopnia ochrony danych osobowych poprzez zobowiązanie tych podmiotów do stosowania standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską oraz potwierdzenie występowania skutecznych mechanizmów egzekwowania ochrony danych osobowych, wymaganej przez prawo Unii Europejskiej.

Mają Państwo prawo żądać przekazania kopii odpowiednich zabezpieczeń (środków ochrony), jakie stosujemy w związku z przekazywaniem Państwa danych osobowych poza EOG, kierując swoje zapytanie na w/w adres Inspektora Ochrony Danych.